Priorização de demandas por voto

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Nossa área de desenvolvimento realizou uma experiência interessante para eleger as demandas mais críticas, aquelas que precisavam ser construídas primeiro. Para isso, criamos uma planilha que, apesar de ser nossa criação, pegou idéias de outras planilhas que vimos “voando” por aqui na empresa.

Aproveitamos um fórum que aconteceu entre cerca de 30 pessoas, todas heavy-users do software mantido por nós. Nele, nossa principal ferramenta foi uma planilha eletrônica (link no fim do artigo), cujas abas seguem descritas abaixo:

  • DEMANDAS: Uma listagem simples das demandas de melhorias requisitadas pelos usuários. Ela é fruto de meses de conversas informais, e-mails, telefonemas, etc. Possui uma coluna ID para facilitar o lookup, um título e uma descrição breve. Esta planilha foi impressa uma única vez, e ficou comigo durante todo o trabalho;
  • FICHA_VOTO: Uma ficha como à da planilha DEMANDAS, mas com uma coluna vazia onde cada participante preencherá seu voto. Foi impressa em quantidade suficiente para ter uma para cada participante;
  • VOTOS: As linhas, novamente, são as demandas. Cada coluna representa uma pessoa presente. A intersecção é o voto de cada um para a demanda. Solicitamos aos participantes uma nota de 1 a 10, respectiva ao tamanho do benefício que ela trará para sua área, caso venha a ser implementada. A última coluna desta planilha é uma média simples dos votos entre 1 e 10. Assim, se a demanda está fora do escopo de trabalho do participante, ele pode votar 0 (zero) para que seu voto seja desconsiderado na média;
  • CÁLCULO: Aqui está o “pulo do gato”. Dias antes deste fórum, fizemos o mesmo trabalho acima mas com os desenvolvedores. Nesta planilha está computada somente as médias dadas por eles a cada demanda. Só que os desenvolvedores deram notas de 1 a 10 respectiva ao tamanho do esforço que a demanda teria para ser desenvolvida. Então, aplicamos uma minúscula parte de IA (fuzz/defuzz) para qualificar o esforço entre “Baixo” e “Alto”. As outras duas colunas fazem o mesmo com o atributo votado pelos participantes do fórum. A primeira só replica a média calculada na planilha VOTOS e a segunda qualifica a média em “Pouco” e “Muito”;
  • GRÁFICO: É um quadrante que por fórmulas simples agrupa as demandas de acordo com seu benefício e esforço, como abaixo:

Gráfico exemplo

Para preencher a planilha de votos, pausamos a apresentação por uma hora, dando tempo para que outra apresentação fosse realizada.

O resultado deste trabalho é o melhor possível. É o cruzamento do que seus usuários mais querem/precisam, com aquilo que seus desenvolvedores dizem ser mais fácil de construir primeiro. Ou seja, nos quadrantes da planilha, você observará claramente quais demandas trazem muito benefício com pouco esforço, por exemplo. Adicionará valor ao desenvolvimento, ao relacionamento com o cliente, e aqui, trouxe mais ânimo e satisfação aos desenvolvedores.

Agora procuro opiniões sobre em que fase do processo esta planilha traria mais valor. Aqui a utilizamos já em fase de manutenção. Acredito que em novos projetos, o maior ganho viria na fase de transição do produto, ponto onde há um certo nivelamento de conhecimento entre fornecedor e cliente.

A planilha está publicada em formato XLS e funcionará normalmente no OpenOffice Calc. Está hospedada no GitHub, e pode obtê-la clicando aqui.

Até 😉

Prioritization of demands by voting

Você pode ler este post em português também.

Our development team did do an interesting experiment to elect the most critical demands, those ones that needed to be built first. To reach this, we created a spreadsheet that, although our creation, brought ideas from other worksheets that came across to us here in the company.

We took advantage of a forum that happened among 30 people, all heavy-users of our software. In it, our main tool was a spreadsheet (link at end of article), whose tabs are described below:

  • DEMANDS: A simple list of demands with the improvements requested by users. It’s the result of months of informal conversations, emails, phone calls etc. It has an ID column to make the lookup easier, a title and a brief description. This spreadsheet was printed only once, and stayed with me throughout the work;
  • FORM: Almost the same of the DEMANDS worksheet, but with an empty column where each participant will fill out your vote. It was printed in sufficient number to have one for each participant;
  • FEEDBACKS: The lines, again, are the demands. Each column represents a person present in the forum. The intersection is the vote of each one to the demand. We ask the participants a rating from 1 to 10, corresponding to the size of the benefit this demand will brings to their area, if it be built. The last column of this spreadsheet is a simple average of the votes between 1 and 10. Thus, if the demand is beyond the scope of work of the participant, he/she can vote 0 (zero) and your vote will be ignored in the average;
  • CALC: Here’s the trick. Days before this forum, we did the same job with the developers. In this worksheet is only computed the averages given by them to every demand. The developers rated from 1 to 10 corresponding to the size of the effort that the demand would have to be built. Then we applied a tiny part of AI (fuzz / defuzz) to classify the effort between “Little” and “Much”. The other two columns do the same with the attribute voted by the participants. The first column only replicates the values from FEEDBACKS worksheet, and the second one classify the value between “Little” and “Much”;
  • GRAPH: Its a quadrant that arranges the demands inside groups according to their benefit and effort, as below:

Chart example

To fill out the worksheet FEEDBACKS, we paused the presentation by one hour, giving time for another presentation to happen.

The result of this work is the best. It’s the match of your users most want / need, with that the developers say be easier to build first. Thus, in the quadrants of the graph, you will notice which clearly demands bring much benefit with little effort, for instance. This adds value to development, customer relationship, and here, has brought more excitement and satisfaction to the developers.

Now I look forward opinions about where in the process this worksheet will bring more help. Here we used in the maintenance phase. I believe which in new projects, the greatest gain would come in the phase of transition of the product, where there is a certain level of knowledge between the supplier and customer.

The workbook is published in XLS and will work normally in OpenOffice Calc. This is hosted on GitHub, and you can get it clicking here.

See you 😉